Sind Buchungsfotos als Geschäftsunterlagen zulässig?

Fotos buchen, bei denen es sich um Bilder handelt, die aufgenommen wurden, um die Buchung von Personen, Vermögenswerten, Veranstaltungen oder Transaktionen zu dokumentieren, spielen häufig eine wichtige Rolle in Geschäftskontexten wie Sicherheit, Veranstaltungsmanagement, Gastgewerbe und Zusammenarbeit mit Strafverfolgungsbehörden. Um herauszufinden, ob diese Fotos in rechtlicher Hinsicht als Geschäftsunterlagen zulässig sind, ist eine umfassende Prüfung der rechtlichen Standards, der Beweisregeln und der spezifischen Umstände ihrer Erstellung und Verwendung erforderlich.

Grundlegendes zur Buchung von Fotos und Geschäftsunterlagen

Definition der Buchung von Fotos: Buchungsfotos beziehen sich auf Bilder, die aufgenommen wurden, um den Prozess der Registrierung oder Aufzeichnung von Personen oder Vermögenswerten zu dokumentieren. In einem geschäftlichen Kontext könnte dies das Fotografieren von Gästen beim Check-in im Hotel, von Gästen bei Veranstaltungen, von Fahrzeugen auf Parkplätzen oder sogar von Vermögenswerten, die bei Vermietungsdiensten ausgecheckt werden, beinhalten. Diese Fotos dienen als visuelle Aufzeichnungen, die verschiedene Geschäftsfunktionen unterstützen können, darunter Sicherheit, Bestandsverwaltung und Kundenservice.

Definierte Geschäftsunterlagen: Gemäß den Federal Rules of Evidence (FRE) und ähnlichen staatlichen Gesetzen sind Geschäftsunterlagen als Dokumente, Formulare, Bücher, Karten, Fotos oder andere materielle Gegenstände definiert, die ein Unternehmen im Rahmen seiner normalen Geschäftstätigkeit erstellt oder erhält. Diese Aufzeichnungen sollen als regulärer Bestandteil der Geschäftstätigkeit aufbewahrt werden und als Nachweis für Transaktionen, Interaktionen und Betriebsabläufe dienen.

Rechtlicher Rahmen für die Zulässigkeit

Bundesbeweisregeln (FRE): Die FRE enthält standardisierte Regeln für die Zulässigkeit von Beweismitteln vor Bundesgerichten. Zu den wichtigsten Bestimmungen für Geschäftsunterlagen und Buchungsfotos gehören:

• Regel 803 (6) — Ausnahme für Geschäftsunterlagen: Nach dieser Regel können Geschäftsunterlagen als Ausnahme von der Hörensagen-Regel zugelassen werden, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Insbesondere müssen die Aufzeichnungen folgenden Wortlaut enthalten
  • Hergestellt zu oder zeitnah von oder anhand von Informationen, die von einer Person mit Wissen übermittelt wurden.
  • Wird im Rahmen einer regelmäßig durchgeführten Geschäftstätigkeit aufbewahrt.
  • Wird im Rahmen der regulären Ausübung dieser Geschäftstätigkeit aufbewahrt.
  • Hergestellt von einer Person, die verpflichtet ist, das Protokoll zu erstellen oder zu führen.
• Regel 902 — Selbstauthentifizierende Dokumente: Einige Dokumente, einschließlich bestimmter Fotos, können ohne zusätzliche Echtheitsnachweise zugelassen werden, wenn sie bestimmte Kriterien erfüllen, z. B. beglaubigte Kopien oder offizielle Veröffentlichungen.

Landesgesetze: Die FRE gilt zwar für Bundesgerichte, aber die meisten Staaten haben ähnliche Beweisstandards eingeführt, die häufig die FRE widerspiegeln. Da es jedoch Abweichungen geben kann, ist es wichtig, die spezifischen Regeln der jeweiligen Gerichtsbarkeit zu konsultieren.

Zulässigkeit der Buchung von Fotos als Geschäftsunterlagen

Zulässigkeitskriterien: Damit Buchungsfotos als Geschäftsunterlagen zulässig sind, müssen sie die allgemeine Ausnahme für Geschäftsunterlagen gemäß Regel 803 (6) der FRE oder einer entsprechenden staatlichen Regelung erfüllen. Dazu gehört der Nachweis, dass die Fotos:

1. Entstanden im normalen Geschäftsverlauf:etwas Text
   • Das Unternehmen muss regelmäßig Buchungsfotos als Teil seines Standardbetriebs verwenden. Beispielsweise kann ein Hotel, das routinemäßig Gäste beim Check-in fotografiert, argumentieren, dass solche Fotos Teil seiner regulären Geschäftspraktiken sind.
2. Hergestellt von oder aus Informationen von einer Person mit Wissen:etwas Text
   • Die Person, die das Foto macht, sollte aus erster Hand über das Ereignis oder die Transaktion informiert sein, die dokumentiert wird. Beispielsweise hat ein Wachmann, der Fahrzeuge fotografiert, die in eine Parkeinrichtung einfahren, direkte Kenntnis von den Fahrzeugen, die fotografiert werden.
3. Im Rahmen der regulären Geschäftspraxis geführt:etwas Text
   • Das Unternehmen muss über eine einheitliche Richtlinie oder ein einheitliches Verfahren für die Verwaltung von Buchungsfotos verfügen. Dies beinhaltet die systematische Speicherung, Organisation und Zugänglichkeit der Fotos zum späteren Nachschlagen.
4. Ordnungsgemäße Dokumentation und Sorgerechtskette:etwas Text
   • Um Zweifel an der Echtheit oder Manipulation zu vermeiden, sollte das Unternehmen eine klare Aufbewahrungskette für die Fotos aufrechterhalten. Dazu gehören Aufzeichnungen darüber, wer das Foto aufgenommen hat, wann es aufgenommen wurde und wie es aufbewahrt und aufbewahrt wurde.

Anforderungen an die Authentifizierung: Auch wenn Buchungsfotos die Ausnahme für Geschäftsunterlagen erfüllen, müssen sie dennoch authentifiziert werden. Dies bedeutet, dass der Befürworter der Beweise nachweisen muss, dass die Fotos echt sind und genau das wiedergeben, was sie angeblich darstellen. Die Authentifizierung kann wie folgt erfolgen:

• Zeugenaussagen: Personen, die über die Umstände aussagen können, unter denen das Foto aufgenommen wurde, wie Mitarbeiter oder Sicherheitspersonal.
• Metadaten-Analyse: Technische Beweise, die Datum, Uhrzeit und Herkunft des Fotos belegen.
• Geschäftspraktiken: Dokumentation der Standardarbeitsanweisungen für das Fotografieren, einschließlich der Schulungs- und Nutzungsrichtlinien für Mitarbeiter.

Praktische Überlegungen und bewährte Verfahren

Konsistente Verfahren: Unternehmen sollten standardisierte Verfahren für die Aufnahme, Speicherung und Verwaltung von Buchungsfotos implementieren. Die Konsistenz untermauert das Argument, dass es sich bei den Fotos um zuverlässige Geschäftsunterlagen handelt.

Sicherer Speicher: Um die Integrität der Buchungsfotos zu wahren, sollten Unternehmen diese sicher aufbewahren und vor unbefugtem Zugriff, Änderung oder Zerstörung schützen. Digitale Fotos sollten gesichert und in sicheren, zugangskontrollierten Umgebungen aufbewahrt werden.

Klare Dokumentation: Führen Sie umfassende Aufzeichnungen, in denen die Richtlinien des Unternehmens in Bezug auf Fotografie dargelegt sind. Dazu gehört, wann und warum Fotos aufgenommen werden, wer dafür verantwortlich ist und wie die Fotos verwendet und gespeichert werden.

Schulung und Einhaltung der Vorschriften: Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter, die an der Aufnahme und Bearbeitung von Buchungsfotos beteiligt sind, angemessen in Bezug auf gesetzliche Standards, Datenschutzaspekte und die Bedeutung der Führung genauer Aufzeichnungen geschult sind.

Mögliche Herausforderungen und Gegenargumente

Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes: Das Fotografieren von Personen wirft Datenschutzprobleme auf, die vor Gericht eine erhebliche Herausforderung darstellen können. Unternehmen müssen die Notwendigkeit der Buchung von Fotos mit der Achtung der Datenschutzrechte von Einzelpersonen abwägen. Die Einhaltung von Gesetzen wie der Allgemeinen Datenschutzverordnung (DSGVO) in Europa oder ähnlicher Datenschutzgesetze in anderen Ländern ist unerlässlich.

Relevanz und Vorurteile: Selbst wenn die Buchung von Fotos zulässig ist, kann die Gegenpartei geltend machen, dass ihre Beweiskraft durch mögliche Vorurteile aufgewogen wird. Es ist von entscheidender Bedeutung, die Relevanz der Fotos für den Fall nachzuweisen und sicherzustellen, dass sie die Jury nicht in unfairer Weise voreingenommen machen.

Ausnahmen vom Hörensagen: Obwohl die Buchung von Fotos im Rahmen der Ausnahme für Geschäftsunterlagen zulässig ist, kann der gegnerische Anwalt ihre Zulässigkeit dennoch anfechten, indem er geltend macht, dass sie nicht alle erforderlichen Kriterien erfüllen oder dass die Sorgerechtskette unterbrochen ist.

Beispiele aus der Rechtsprechung

Ausnahme für Geschäftsunterlagen: In Hicks gegen State (1985), das Gericht gab Fotos zu, die von einem Unternehmen im Rahmen seiner Routinetätigkeit aufgenommen wurden, und betonte damit, wie wichtig reguläre Geschäftspraktiken für die Feststellung der Zulässigkeit im Rahmen der Ausnahme für Geschäftsunterlagen sind.

Herausforderungen bei der Authentifizierung: In Vereinigte Staaten gegen Jones (2012), betonte der Oberste Gerichtshof die Notwendigkeit einer ordnungsgemäßen Authentifizierung und die Möglichkeit, dass technologische Beweise angefochten werden können, wenn sie nicht angemessen aufbewahrt und dokumentiert werden.

Fazit

Buchungsfotos können als Geschäftsunterlagen in Gerichtsverfahren zulässig sein, sofern sie die strengen Anforderungen erfüllen, die in Beweisvorschriften wie den Federal Rules of Evidence festgelegt sind. Um die Zulässigkeit sicherzustellen, müssen Unternehmen nachweisen, dass die Fotos im Rahmen ihrer regulären Geschäftstätigkeit erstellt und aufbewahrt wurden, dass sie die dokumentierten Ereignisse oder Transaktionen korrekt wiedergeben und ordnungsgemäß authentifiziert wurden.

Die Implementierung robuster Verfahren für die Aufnahme, Speicherung und Verwaltung von Buchungsfotos sowie eine umfassende Dokumentation und Schulung der Mitarbeiter erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass diese Fotos als legitime Geschäftsunterlagen anerkannt werden, erheblich. Darüber hinaus spricht die Berücksichtigung von Datenschutzbedenken und die Sicherstellung der Einhaltung der einschlägigen Gesetze weiter für deren Zulässigkeit.

Letztlich hängt die Zulässigkeit der Buchung von Fotos von der sorgfältigen Einhaltung gesetzlicher Standards und bewährter Verfahren ab, um sicherzustellen, dass diese als zuverlässige und glaubwürdige Beweise in geschäftlichen Rechtsangelegenheiten dienen.