Einführung: Accounts Payable (AP) steht für die Verpflichtungen und Schulden, die ein Unternehmen seinen Lieferanten oder Gläubigern für Waren und Dienstleistungen schuldet, die es erhalten, aber noch nicht bezahlt hat. Sie ist ein wichtiger Bestandteil der kurzfristigen Verbindlichkeiten eines Unternehmens, die in der Bilanz ausgewiesen werden.
Rolle in der Wirtschaft: Ein effizientes Management der Verbindlichkeiten ist für die Aufrechterhaltung eines gesunden Cashflows und der Lieferantenbeziehungen von entscheidender Bedeutung. Es beinhaltet die Verwaltung des Zeitplans für Zahlungen an Lieferanten, um die verfügbaren liquiden Mittel des Unternehmens zu optimieren und gleichzeitig verspätete Gebühren zu vermeiden und gute Kreditbedingungen aufrechtzuerhalten.
Prozess:
- Rechnungseingang und Überprüfung: Nach Erhalt einer Rechnung von einem Lieferanten überprüft das Unternehmen, ob die Waren oder Dienstleistungen eingegangen sind und mit den Rechnungsdetails übereinstimmen.
- Genehmigung und Bezahlung: Nach der Überprüfung wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben. Die Zahlung erfolgt gemäß den mit dem Lieferanten vereinbarten Bedingungen.
- Aufbewahrung von Aufzeichnungen: Jede Zahlung wird im AP-Ledger erfasst, wodurch die Finanzunterlagen und die Bilanz des Unternehmens aktualisiert werden.
Wichtige Kennzahlen:
- Umsatzquote der Verbindlichkeiten: Misst, wie schnell ein Unternehmen seine Lieferanten auszahlt. Eine höhere Quote deutet auf eine schnellere Zahlung hin und kann auf ein gutes Management oder eine starke Verhandlungsmacht gegenüber Lieferanten zurückzuführen sein.
- Durchschnittliche Zahlungsdauer: Die durchschnittliche Anzahl von Tagen, die ein Unternehmen benötigt, um seine Rechnungen zu bezahlen. Diese Kennzahl hilft Unternehmen, ihren Zahlungszyklus zu verstehen und den Cashflow entsprechend zu steuern.
Bewährte Verfahren:
- Technologie nutzen: Verwenden Sie die AP-Automatisierungssoftware, um Prozesse zu rationalisieren, Fehler zu reduzieren und die Effizienz zu verbessern.
- Zahlungsbedingungen aushandeln: Arbeiten Sie mit Lieferanten zusammen, um günstige Zahlungsbedingungen festzulegen, die Ihr Cashflow-Management unterstützen.
- Reguläre Bewertungen: Führen Sie regelmäßige Überprüfungen der AP-Prozesse und der Lieferantenbedingungen durch, um Möglichkeiten für Verbesserungen oder Neuverhandlungen zu identifizieren.
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