Ventajas e implementación de la gestión de inventario basada en la nube

Si no sabe si la gestión de inventario basada en la nube es adecuada para su empresa, entonces está en el lugar correcto.

A continuación, analizaremos en profundidad las ventajas de la gestión de inventario basada en la nube, las funciones a tener en cuenta si estás pensando en utilizar una plataforma de gestión de inventario basada en la nube, los consejos para implementar un sistema de este tipo, superar los posibles desafíos con dicho sistema y, por último, responderemos algunas preguntas frecuentes.

Pero antes de profundizar en el meollo de esta entrada de blog, asegurémonos de que todos estamos al tanto de lo que realmente es la gestión de inventario:

En pocas palabras, la administración de inventario es un término general que describe la forma en que una empresa ordena, almacena, usa, rastrea y vende su inventario. Esto incluye el almacenamiento y el procesamiento del inventario, por ejemplo, la recogida, el embalaje y el envío de los pedidos a tus clientes.

La forma en que las empresas administran su inventario ha cambiado enormemente desde los días en que contaban y contaban manualmente los artículos, mantenían registros en archivadores y, más recientemente, en hojas de cálculo.

En la actualidad, estamos viendo un cambio cada vez mayor hacia soluciones de gestión de inventario basadas en la nube. De hecho, la tasa de adopción actual del software de gestión de inventario basado en la nube es cercana 40%.

Ahora que hemos cubierto los aspectos básicos, centremos nuestra atención en algunos de los beneficios de utilizar la gestión de inventario basada en la nube:

Ventajas de la gestión de inventario basada en la nube

La adopción de un software de gestión de inventario basado en la nube tiene varias ventajas:

Visibilidad y accesibilidad en tiempo real

El software adecuado proporcionará información en tiempo real sobre los niveles de inventario para que los propietarios de negocios puedan ver sus:

• Números de stock
• Números de ventas
• Identificar tendencias
• Anticipe la demanda de productos

Esto, a su vez, ayuda a las empresas a tomar decisiones informadas que pueden ayudarlas a evitar el exceso de existencias y, por el contrario, quedarse sin existencias.

También cabe destacar que el software de gestión de inventario puede automatizar ciertas tareas, como el cumplimiento de los pedidos y el seguimiento de las existencias, lo que ayuda a reducir el riesgo de errores manuales. De este modo, sabes que los datos con los que estás trabajando son más precisos, lo que facilita mucho la gestión del inventario para planificar y satisfacer la demanda de los clientes.

Rentabilidad y escalabilidad

En lugar de implementar hardware caro, las soluciones basadas en la nube tienden a ser más rentables y fáciles de escalar a medida que su empresa crece.

Por ejemplo, no sufrirá los inconvenientes ni los gastos de mantenimiento y desarrollo del hardware. Por el contrario, esas preocupaciones recaen en su proveedor de software. Además, estos marcos suelen ser rentables porque tienden a ser más precisos que los sistemas manuales, lo que reduce el riesgo de errores humanos, lo que nos lleva al siguiente punto...

Precisión mejorada y reducción de errores humanos

Los sistemas basados en la nube suelen proporcionar información precisa en tiempo real sobre sus existencias, incluida su ubicación, lo que reduce los errores humanos.

Por ejemplo, supongamos que diriges un negocio de dropshipping de comercio electrónico con existencias de una variedad de proveedores y utilizas una plataforma de tienda online como Shopify. En ese caso, el software adecuado sincronizará los niveles de stock de tus proveedores en tiempo real con los de tu tienda online para que nunca vendas accidentalmente artículos agotados.

Colaboración simplificada en un entorno de trabajo remoto

Si administra su empresa de forma remota, los sistemas basados en la nube son un salvavidas porque se puede acceder a ellos desde cualquier lugar. Solo necesitas una conexión a Internet, lo que los convierte en una solución práctica para los equipos que trabajan en diferentes ubicaciones.

Características clave de los sistemas de gestión de inventario basados en la nube

Si estás pensando en un sistema de gestión de inventario basado en la nube para tu tienda de dropshipping, estas son solo algunas de las funciones que debes tener en cuenta:

• Seguimiento y alertas automatizados: Cuando un cliente hace un pedido en tu tienda, debe reenviarse automáticamente a tu proveedor de dropshipping, quien luego gestiona el pedido en tu nombre. A continuación, recibirás un correo electrónico automático con los detalles de seguimiento, que te permitirá supervisar el estado y la ubicación del pedido de tu cliente.
• Integración con plataformas de comercio electrónico populares: Busque un sistema que se integre con las plataformas que ya utiliza. Por ejemplo, Shopify, WooCommerce, BigCommerce, Wix o mercados como Amazon y eBay. En aras de la facilidad de uso y la sincronización perfecta, vale la pena investigar si el software que estás considerando se integra con tus canales de venta preferidos.
• Medidas de seguridad de datos: El software que elija debe contar con sistemas para evitar las filtraciones de datos. Por lo tanto, vale la pena revisar cualquier plataforma política de privacidad antes de trabajar con él.
• Informes y análisis personalizables: Necesitará herramientas de informes y análisis que sean fáciles de usar, personalizables y de fácil acceso a través de su panel de control. Deberían ofrecerte, de un vistazo, información sobre las ventas, los niveles de inventario, etc.

Selección del sistema de gestión de inventario basado en la nube adecuado

Además de las funciones enumeradas anteriormente, también es fundamental tener en cuenta lo siguiente al elegir un sistema de gestión de inventario basado en la nube:

Comprenda las necesidades y requisitos de su empresa

Sea claro acerca de las necesidades y requisitos de su empresa, pero asegúrese de que las plataformas preseleccionadas puedan respaldar su empresa a medida que crece.

Evaluación de la reputación de los proveedores y los servicios de soporte

Antes de comprometerse con un sistema de gestión de inventario basado en la nube, es esencial comprobar la fiabilidad del proveedor y las opciones de atención al cliente.

Un buen punto de partida es revisar sitios de reseñas como Trustpilot y G2. También querrás comprobar el tipo de asistencia que se ofrece en el plan de precios que hayas elegido. ¿Funciona las 24 horas del día? ¿Es un chat en vivo con un ser humano? ¿Qué tipo de recursos en línea ofrecen?

Además, si te dedicas al dropshipping, querrás trabajar con proveedores confiables que ofrezcan productos de calidad y los envíen rápidamente a tus clientes. En el caso de Spocket, puedes hacer clic en un producto desde tu panel de control y, a continuación, hacer clic en el nombre del proveedor para ver su valoración por estrellas (sobre cinco), además de comentarios sobre los productos de ese proveedor, el servicio de atención al cliente y más.

Además, dependiendo de tu suscripción a Spocket, puedes chatear directamente con los proveedores. Esto facilita mucho la gestión del inventario y la planificación de cualquier posible problema.

Implementación de la gestión de inventario basada en

Una vez que hayas elegido tu sistema de gestión de inventario basado en la nube, hay varios pasos que debes seguir para evitar una configuración complicada:

Planifique el proceso

Si no utilizas el modelo de gestión logística de dropshipping y, en cambio, compras productos al por mayor para vender o fabricar tus propios productos, o eres un proveedor de dropshipping, tus almacenes deben estar preparados.

Esto incluye identificar todo lo siguiente:

• Ubicaciones de almacenes
• Estanterías dentro de cada almacén
• Estaciones de almacenamiento, por ejemplo, un área de empaque, un área de clasificación, un área de recepción de mercancías, etc.

Además, los equipos de almacén deben prepararse para colocar nuevas etiquetas de códigos de barras en palés, estanterías, etc.

Capacite a los empleados en el nuevo sistema

La adopción exitosa de la gestión de inventario basada en la nube depende de qué tan bien capacite a sus empleados para usarla. Una forma de hacerlo es establecer programas de formación y programar las pruebas antes de su plena adopción. Utilice cualquier herramienta que ofrezca la plataforma que elija, como vídeos de formación, blogs, podcasts y acceso al soporte.

Superar los desafíos de la administración de inventario basada en

El software de gestión de inventario basado en la nube no es una solución mágica; naturalmente, las empresas pueden enfrentarse a desafíos al usarlo.

Por ejemplo, pueden existir los problemas e infracciones de seguridad de los datos antes mencionados, como el acceso no autorizado. Por lo tanto, antes de comprometerte con una plataforma, asegúrate de que:

• Totalmente compatible con el RGPD
• Todos los datos confidenciales están cifrados
• Se adoptan métodos de autenticación seguros

También puede haber desafíos de integración con sistemas heredados o preexistentes. Estos problemas se pueden superar si la plataforma elegida ofrece integración perfecta con las herramientas que ya utilizas.

Además, es posible que haya problemas de conectividad y tiempo de actividad que provoquen interrupciones en las operaciones. Un buen sistema de gestión de inventario en la nube mantendrá un tiempo de actividad de más del 99% con una conectividad fiable.

Cada vez que se implementa un nuevo sistema, es posible que su equipo se oponga a los cambios tecnológicos. Manejar esto puede resultar difícil. Sin embargo, puedes gestionar esto comunicándote con los miembros del equipo. Asegúrese de hacer hincapié en los beneficios de la nueva tecnología y de aclarar su calendario para que puedan participar en su implementación.

Preguntas frecuentes (FAQ)

Esperamos que la información anterior haya cubierto la mayor parte de lo que necesita saber. Sin embargo, aquí tienes algunas respuestas a las preguntas más frecuentes que también pueden ayudarte a la hora de plantearte soluciones de gestión de inventario basadas en la nube:

¿Cómo beneficia la visibilidad en tiempo real a las empresas en la gestión del inventario?

La visibilidad en tiempo real de tu inventario te ayuda a combatir posibles problemas antes de que surjan. Por ejemplo, el desabastecimiento y el exceso de existencias, pero también puedes responder con mayor rapidez a la mayoría de las situaciones relacionadas con el inventario y responder con mayor precisión a las consultas de los clientes sobre sus pedidos si tienes acceso a datos en tiempo real.

¿Qué medidas de seguridad existen para proteger los datos confidenciales del inventario en la nube?

Esto variará según el proveedor por el que opte. El software de gestión de inventario que elija debe contar con medidas de seguridad sólidas para proteger sus datos confidenciales en la nube y evitar cualquier violación de datos.

Dicho esto, comprueba que la plataforma elegida cuente con lo siguiente:

• Cumplimiento con GDPR, PCI DSS e ISO 27001. Además, no olvides echar un vistazo a sus condiciones de servicio y políticas de privacidad.
• Controles de acceso estrictos, incluida la autenticación multifactorial y la protección con contraseña
• Un sistema que monitorea y actualiza los datos de la nube con regularidad y lo alerta si se produce alguna infracción.
• Datos cifrados mediante protocolos como SSL y HTTPS.

¿Hay consideraciones específicas del sector a la hora de elegir un sistema de gestión de inventario basado en la nube?

Potencialmente. Esto variará según tu sector y los tipos de productos que vendas.

Sin embargo, estas son algunas consideraciones que puede tener en cuenta al elegir un sistema de administración de inventario:

• Tu presupuesto
• Qué tan rápido se vende tu inventario
• Cuánta ayuda podría necesitar
• Si necesitas hacer un seguimiento de los productos desde la venta hasta la entrega, incluidos los tiempos de entrega
• Si necesita realizar un seguimiento de los productos y los niveles de inventario en tiempo real
• Si necesita realizar un seguimiento del inventario en varios almacenes en varias ubicaciones
• Si necesita generar informes sobre los tiempos de entrega, la satisfacción del cliente y los precios de envío

¿Pueden las pequeñas empresas beneficiarse de las soluciones de inventario basadas en la nube o son más adecuadas para las empresas más grandes?

Sí, las pequeñas empresas pueden beneficiarse de las soluciones de inventario basadas en la nube porque ofrecen soluciones escalables, seguras y flexibles que se pueden adaptar a medida que la empresa crece.

Las pequeñas empresas pueden usar estas soluciones sin necesidad de hardware, personal de TI ni mantenimiento de la infraestructura. Además, las tareas rutinarias, como la administración del inventario, están automatizadas, lo que ahorra tiempo que, de otro modo, podría dedicarse a actividades que expandirían directamente la empresa.

¿Qué tendencias se esperan en el futuro de la gestión de inventario basada en la nube?

Las tendencias futuras a tener en cuenta incluyen las siguientes:

• Integración de IA (inteligencia artificial) y aprendizaje automático (ML): Estas tecnologías pueden analizar grandes volúmenes de datos, hacer predicciones más precisas e identificar patrones relacionados con el inventario, por ejemplo, cuando hay una mayor demanda de productos. Además, los algoritmos de inteligencia artificial pueden ayudar a rastrear y gestionar el inventario, ya que proporcionan actualizaciones de los pedidos en tiempo real.
• Internet de las cosas (IoT): Es decir, el uso cada vez mayor de Internet en objetos cotidianos, lo que les permite enviar y recibir datos. La adopción del IoT también puede proporcionar datos en tiempo real sobre el estado de los pedidos y los niveles de inventario para mejorar la toma de decisiones sobre lo que se vende y cuándo.
• Tecnología blockchain: Esto proporciona total seguridad y transparencia en cada transacción de la cadena de suministro.
• Tecnología móvil y omnicanal: Cada vez habrá más sistemas compatibles con dispositivos móviles, lo que permitirá a los clientes realizar pedidos desde sus teléfonos y recibir actualizaciones en tiempo real sobre sus compras. Además, la tecnología omnicanal permite a los clientes elegir mejor cómo recibir sus productos, por ejemplo, hacer pedidos en línea para su entrega o recogerlos en la tienda.
• Análisis predictivo: Anticipar las tendencias del mercado en función de factores externos para hacer previsiones más precisas de la demanda de productos.
• Automatización avanzada: Por ejemplo, la robótica para mejorar la eficiencia del almacén a la hora de gestionar los pedidos. Por ejemplo, para recoger y empacar pedidos listos para su envío.

¿Está preparado para adoptar la gestión de inventario basada en la nube?

En general, el uso de un sistema de gestión de inventario basado en la nube puede ayudarte a agilizar el proceso de gestión de pedidos y a mejorar su eficiencia. En lugar de confiar en los métodos manuales y las hojas de cálculo de la vieja escuela, una solución centralizada basada en la nube a la que se pueda acceder desde un único panel puede resultar más fácil de usar y rentable.

El sistema adecuado le permitirá realizar un seguimiento de todos sus pedidos en un solo lugar, ver los niveles de inventario en tiempo real y evitar cualquier embarazoso aviso de «agotado» en las páginas de sus productos.

Los avances tecnológicos en el control de inventario pueden parecer abrumadores. Aun así, si los adoptas y te mantienes al día con los últimos avances, estarás un paso por delante de tus competidores.

Si está pensando en implementar un sistema de este tipo, aproveche siempre las pruebas gratuitas y compruebe el tipo de asistencia presencial y en línea que recibirá y que existe un modelo de precios bien estructurado. De esa forma, podrás actualizarte a medida que tu empresa crezca.

Eso es todo de nuestra parte. ¡Buena suerte para elegir e implementar su nuevo sistema de gestión de inventario basado en la nube!