Vantaggi e implementazione della gestione dell'inventario basata su cloud

Se sei indeciso se la gestione dell'inventario basata su cloud sia adatta alla tua attività, allora sei nel posto giusto.

Qui, approfondiremo i vantaggi della gestione dell'inventario basata su cloud, le funzionalità a cui prestare attenzione se stai considerando una piattaforma di gestione dell'inventario basata su cloud, i suggerimenti per l'implementazione di tale sistema, il superamento delle potenziali sfide con tale sistema e, infine, completeremo il tutto rispondendo ad alcune domande frequenti.

Ma prima di approfondire il nocciolo di questo post del blog, assicuriamoci di essere tutti sulla stessa pagina su cosa sia effettivamente la gestione dell'inventario:

In poche parole, la gestione dell'inventario è un termine generico per il modo in cui un'azienda ordina, immagazzina, utilizza, traccia e vende il proprio inventario. Ciò include lo stoccaggio e l'elaborazione dell'inventario, ad esempio il prelievo, l'imballaggio e la spedizione degli ordini ai clienti.

Il modo in cui le aziende gestiscono il proprio inventario è cambiato radicalmente dai tempi del conteggio e del conteggio manuale degli articoli, della registrazione negli schedari e, più recentemente, nei fogli di calcolo.

Oggi assistiamo a un crescente passaggio a soluzioni di gestione dell'inventario basate su cloud. In effetti, l'attuale tasso di adozione del software di gestione dell'inventario basato su cloud è di circa 40%.

Ora che abbiamo trattato le nozioni di base, rivolgiamo la nostra attenzione ad alcuni dei vantaggi dell'utilizzo della gestione dell'inventario basata su cloud:

Vantaggi della gestione dell'inventario basata sul cloud

L'adozione di un software di gestione dell'inventario basato su cloud offre diversi vantaggi:

Visibilità e accessibilità in tempo reale

Il software giusto fornirà informazioni in tempo reale sui livelli di inventario in modo che gli imprenditori possano visualizzare:

• Numeri di magazzino
• Numeri di vendita
• Identifica le tendenze
• Anticipa la domanda di prodotti

Questo, a sua volta, aiuta le aziende a prendere decisioni informate che possono aiutarle a evitare l'eccesso di scorte e, viceversa, l'esaurimento delle scorte.

Vale anche la pena sottolineare che il software di gestione dell'inventario può automatizzare determinate attività, come l'evasione degli ordini e il monitoraggio delle scorte, contribuendo a ridurre il rischio di errori manuali. Pertanto, sai che i dati con cui stai lavorando sono più accurati, il che rende molto più semplice la gestione delle scorte per pianificare e soddisfare la domanda dei clienti.

Efficienza dei costi e scalabilità

Anziché implementare hardware costoso, le soluzioni basate su cloud tendono ad essere più convenienti e più facili da scalare man mano che l'azienda cresce.

Ad esempio, non dovrete sostenere gli inconvenienti e le spese di manutenzione e sviluppo dell'hardware. Queste preoccupazioni ricadono invece sul fornitore del software. Inoltre, tali framework sono in genere efficienti in termini di costi perché tendono ad essere più accurati dei sistemi manuali, riducendo il rischio di errore umano, il che ci porta direttamente al punto successivo...

Maggiore precisione e riduzione degli errori umani

I sistemi basati su cloud forniscono spesso informazioni precise in tempo reale sulle scorte, inclusa la loro posizione, riducendo così l'errore umano.

Ad esempio, supponiamo di gestire un'attività di dropshipping di e-commerce con scorte di una serie di fornitori e di utilizzare una piattaforma di negozio online come Shopify. In tal caso, il software giusto sincronizzerà i livelli delle scorte dei tuoi fornitori in tempo reale con il tuo negozio online in modo da non vendere mai accidentalmente articoli esauriti.

Collaborazione semplificata in un ambiente di lavoro remoto

Se gestisci la tua attività da remoto, i sistemi basati su cloud sono un vero toccasana perché sono accessibili da qualsiasi luogo. Hai solo bisogno di una connessione Internet, il che li rende una soluzione pratica per i team che lavorano in luoghi diversi.

Caratteristiche principali dei sistemi di gestione dell'inventario basati su cloud

Se stai considerando un sistema di gestione dell'inventario basato su cloud per il tuo negozio dropshipping, ecco alcune funzionalità a cui prestare attenzione:

• Tracciamento e avvisi automatici: quando un cliente effettua un ordine nel tuo negozio, dovrebbe essere inoltrato automaticamente al tuo fornitore di dropshipping, che poi evade l'ordine per tuo conto. Dovresti quindi ricevere un'email automatica con i dettagli di tracciamento, che ti consentirà di monitorare lo stato e la posizione dell'ordine del tuo cliente.
• Integrazione con le piattaforme di e-commerce più diffuse: Cerca un sistema che si integri con le piattaforme che già utilizzi. Ad esempio, Shopify, WooCommerce, BigCommerce, Wix o marketplace come Amazon ed eBay. Per motivi di facilità d'uso e sincronizzazione senza interruzioni, vale la pena verificare se il software che stai considerando si integra con i tuoi canali di vendita preferiti.
• Misure di sicurezza dei dati: Il software scelto deve disporre di sistemi per prevenire le violazioni dei dati. Quindi, vale la pena esaminare qualsiasi piattaforma politica sulla privacy prima di lavorarci.
• Reporting e analisi personalizzabili: Avrai bisogno di strumenti di reporting e analisi facili da usare, personalizzabili e facilmente accessibili tramite la tua dashboard. Questi dovrebbero darti, a colpo d'occhio, informazioni sulle vendite, sui livelli di inventario e così via.

Selezione del giusto sistema di gestione dell'inventario basato sul cloud

Oltre alle funzionalità sopra elencate, è anche essenziale considerare quanto segue quando si sceglie un sistema di gestione dell'inventario basato su cloud:

Comprendi le esigenze e i requisiti della tua azienda

Siate chiari sulle esigenze e i requisiti aziendali, ma assicuratevi che le piattaforme selezionate siano in grado di supportare la crescita della vostra azienda.

Valutazione della reputazione dei fornitori e dei servizi di supporto

Prima di passare a un sistema di gestione dell'inventario basato su cloud, è essenziale verificare l'affidabilità del fornitore e le opzioni di assistenza clienti.

Un buon punto di partenza è controllare siti di recensioni come Trustpilot e G2. Ti consigliamo inoltre di verificare il tipo di supporto offerto nel piano tariffario scelto. È 24 ore su 24, 7 giorni su 7? È una chat dal vivo con un essere umano? Che tipo di risorse online offrono?

Inoltre, se sei un dropshipper, ti consigliamo di lavorare con fornitori affidabili che forniscano prodotti di qualità e li spediscano prontamente ai tuoi clienti. Nel caso di Spocket, puoi fare clic su un prodotto tramite la tua dashboard e quindi fare clic sul nome del fornitore per vedere la sua valutazione a stelle (su cinque), oltre ai commenti sui prodotti di quel fornitore, sul servizio clienti e altro ancora.

Inoltre, a seconda del tuo abbonamento a Spocket, puoi chattare direttamente con i fornitori. Ciò semplifica notevolmente la gestione dell'inventario e la pianificazione di eventuali intoppi.

Implementazione della gestione dell'inventario basata sul cloud

Una volta scelto il sistema di gestione dell'inventario basato sul cloud, è necessario eseguire diversi passaggi per evitare una configurazione complicata:

Pianifica il processo

Se non utilizzi il modello di gestione del dropshipping e acquisti invece prodotti all'ingrosso per vendere o fabbricare i tuoi prodotti, o sei un fornitore di dropshipping, i tuoi magazzini devono essere pronti.

Ciò include l'identificazione di tutti i seguenti elementi:

• Sedi dei magazzini
• Scaffalature all'interno di ogni magazzino
• Stazioni di magazzino, ad esempio un'area di imballaggio, un'area di smistamento, un'area di ricezione merci e così via.

Inoltre, i team di magazzino devono prepararsi a mettere nuove etichette con codice a barre su pallet, scaffali e così via.

Formare i dipendenti sul nuovo sistema

Il successo dell'adozione di una gestione dell'inventario basata sul cloud dipende dalla capacità dei dipendenti di addestrare i dipendenti a utilizzarla. Un modo per farlo è stabilire programmi di formazione e programmare i test prima della piena adozione. Utilizza tutti gli strumenti offerti dalla piattaforma prescelta, come video di formazione, blog, podcast e accesso all'assistenza.

Superare le sfide della gestione dell'inventario basata sul cloud

Il software di gestione dell'inventario basato sul cloud non è una soluzione magica; naturalmente, le aziende potrebbero dover affrontare delle difficoltà nell'utilizzarlo.

Ad esempio, potrebbero esserci i suddetti problemi e violazioni della sicurezza dei dati, come l'accesso non autorizzato. Quindi, prima di affidarti a una piattaforma, assicurati che sia:

• Completamente conforme al GDPR
• Tutti i dati sensibili sono crittografati
• Vengono adottati metodi di autenticazione sicuri

Potrebbero esserci anche problemi di integrazione con sistemi legacy/preesistenti. Questi possono essere superati se la piattaforma prescelta offre integrazione perfetta con gli strumenti che già utilizzi.

Inoltre, potrebbero esserci problemi di connettività e operatività con conseguenti interruzioni delle operazioni. Un solido sistema di gestione dell'inventario nel cloud manterrà un uptime elevato e superiore al 99% con una connettività affidabile.

Ogni volta che viene implementato un nuovo sistema, potresti incontrare resistenze al cambiamento tecnologico all'interno del tuo team. Gestirlo può essere difficile. Tuttavia, puoi gestirlo comunicando con i membri del team. Assicurati di sottolineare i vantaggi della nuova tecnologia e di chiarire il calendario per consentire loro di partecipare alla sua implementazione.

Domande frequenti (FAQ)

Si spera che le informazioni di cui sopra abbiano coperto la maggior parte di ciò che devi sapere. Tuttavia, ecco alcune risposte alle domande più frequenti che possono essere utili anche quando si prendono in considerazione soluzioni di gestione dell'inventario basate su cloud:

In che modo la visibilità in tempo reale avvantaggia le aziende nella gestione dell'inventario?

La visibilità in tempo reale del tuo inventario ti aiuta a risolvere potenziali problemi prima che si verifichino. Ad esempio, esaurimenti e scorte in eccesso, ma puoi anche rispondere più rapidamente alla maggior parte delle situazioni relative all'inventario e rispondere alle domande dei clienti sui loro ordini in modo più accurato grazie all'accesso a dati in tempo reale.

Quali misure di sicurezza sono in atto per proteggere i dati di inventario sensibili sul cloud?

Questo varierà a seconda del fornitore scelto. Il software di gestione dell'inventario scelto dovrebbe disporre di solide misure di sicurezza per proteggere i dati sensibili sul cloud e prevenire eventuali violazioni dei dati.

Detto questo, ricontrolla che la piattaforma scelta disponga di quanto segue:

• Conformità a GDPR, PCI DSS e ISO 27001. Inoltre, non dimenticare di dare un'occhiata ai loro termini di servizio e politiche sulla privacy.
• Controlli di accesso rigorosi, tra cui autenticazione a più fattori e protezione con password
• Un sistema che monitora e aggiorna regolarmente i dati del cloud e ti avvisa in caso di violazioni.
• Dati crittografati utilizzando protocolli come SSL e HTTPS.

Ci sono considerazioni specifiche del settore nella scelta di un sistema di gestione dell'inventario basato su cloud?

Potenzialmente. Questo varierà a seconda del settore e del tipo di prodotti che vendi.

Tuttavia, ecco alcune considerazioni che potresti avere quando scegli un sistema di gestione dell'inventario:

• Il tuo budget
• Quanto velocemente si vende il tuo inventario
• Di quanto supporto potresti aver bisogno
• Se hai bisogno di tracciare i prodotti dalla vendita alla consegna, compresi i tempi di consegna
• Se hai bisogno di monitorare i prodotti e i livelli di inventario in tempo reale
• Se hai bisogno di tracciare l'inventario in più magazzini in più sedi
• Se hai bisogno di generare report sui tempi di consegna, sulla soddisfazione dei clienti e sui prezzi di spedizione

Le piccole imprese possono trarre vantaggio dalle soluzioni di inventario basate sul cloud o sono più adatte alle aziende più grandi?

Sì, le piccole imprese possono trarre vantaggio dalle soluzioni di inventario basate sul cloud perché offrono soluzioni scalabili, sicure e flessibili che possono essere adattate man mano che l'azienda cresce.

Le piccole imprese possono utilizzare tali soluzioni senza la necessità di hardware, personale IT e manutenzione dell'infrastruttura. Inoltre, le attività di routine come la gestione dell'inventario sono automatizzate, risparmiando tempo che altrimenti potrebbe essere dedicato ad attività che espandono direttamente il business.

Quali tendenze sono previste nel futuro della gestione dell'inventario basata sul cloud?

Le tendenze future a cui prestare attenzione includono quanto segue:

• Integrazione con AI (intelligenza artificiale) e machine learning (ML): tali tecnologie possono analizzare grandi volumi di dati, fare previsioni più accurate e identificare modelli relativi all'inventario, ad esempio, quando c'è una maggiore domanda di prodotti. Inoltre, gli algoritmi di intelligenza artificiale possono aiutare con il monitoraggio e la gestione dell'inventario, fornendo aggiornamenti degli ordini in tempo reale.
• Internet delle cose (IoT): vale a dire, il crescente uso di Internet negli oggetti di uso quotidiano, che consente loro di inviare e ricevere dati. L'adozione dell'IoT può anche fornire dati in tempo reale sullo stato degli ordini e sui livelli di inventario per migliorare il processo decisionale su cosa vendere e quando.
• Tecnologia blockchain: Ciò fornisce sicurezza e trasparenza complete su ogni transazione nella catena di fornitura.
• Tecnologia mobile e omnicanale: Sempre più sistemi saranno ottimizzati per i dispositivi mobili, consentendo ai clienti di effettuare ordini dai loro telefoni e ricevere aggiornamenti in tempo reale sui loro acquisti. Inoltre, la tecnologia omnicanale consente ai clienti una maggiore scelta su come ricevere il prodotto, ad esempio ordinandolo online per la consegna o ritirandolo in negozio.
• Analisi predittiva: Anticipare le tendenze del mercato sulla base di fattori esterni per previsioni più accurate della domanda di prodotti.
• Automazione avanzata: Ad esempio, la robotica per migliorare l'efficienza del magazzino nell'evasione degli ordini. Ad esempio, per prelevare e imballare gli ordini pronti per la spedizione.

Sei pronto ad adottare una gestione dell'inventario basata sul cloud?

Nel complesso, l'utilizzo di un sistema di gestione dell'inventario basato su cloud può aiutarti a semplificare il processo di evasione degli ordini e migliorarne l'efficienza. Anziché affidarsi a metodi manuali e fogli di calcolo della vecchia scuola, una soluzione centralizzata basata su cloud accessibile da un'unica dashboard può essere più facile da usare e più conveniente.

Il sistema giusto ti consentirà di tracciare tutti i tuoi ordini in un unico posto, vedere i livelli di inventario in tempo reale ed evitare imbarazzanti avvisi di «esaurimento delle scorte» sulle pagine dei tuoi prodotti.

I progressi tecnologici nel controllo dell'inventario possono sembrare travolgenti. Tuttavia, adottandoli e rimanendo aggiornato sugli ultimi sviluppi, rimarrai un passo avanti rispetto ai tuoi concorrenti.

Se stai pensando di implementare un sistema del genere, approfitta sempre delle eventuali prove gratuite e verifica il tipo di supporto di persona e online che riceverai e che esista un modello di prezzo ben strutturato. In questo modo, puoi effettuare l'upgrade man mano che la tua attività cresce.

Viene tutto da noi. Buona fortuna nella scelta e nell'implementazione del tuo nuovo sistema di gestione dell'inventario basato su cloud!